Lohnt sich Online-Terminbuchung? Der ROI-Rechner für Salons

Weniger Terminausfälle. Ihre Termine pro Woche × Ihre No-Show-Quote × der Anteil, den Erinnerungen verhindern, jeweils mit Ihrem durchschnittlichen Terminwert bewertet – die Quote messen Sie selbst, und die Reduktion steht voreingestellt bei einem Drittel, weil Studien zu automatischen Erinnerungen ungefähr darauf kommen.

Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten. Die Buchungen, die Ihnen nach eigener Einschätzung pro Woche entgehen, weil niemand ans Telefon gehen konnte, multipliziert mit dem Anteil, der Ihrer Meinung nach online gebucht hätte – beides sind Ihre eigenen Schätzungen, und die zweite steht bewusst bei der Hälfte.

Zurückgewonnene Verwaltungszeit. Die Minuten pro Tag, die Ihr Team mit dem Vereinbaren von Terminen verbringt, bewertet mit dem Stundensatz, den Sie eintragen, bei einer Fünf-Tage-Woche – das zählt nur, wenn aus dieser Zeit bezahlte Arbeit oder ein kürzerer Tag wird; tragen Sie also nur den Anteil ein, bei dem das wirklich so wäre.

Minus das Abo. Die Monatsgebühr wird direkt von der Summe abgezogen, und für die Amortisation wird diese Gebühr durch den Gewinn pro Tag geteilt – so sehen Sie, an welchem Tag im Monat sich die Software bezahlt gemacht hat.

Die Zahlen, die online kursieren – dass die meisten Anrufe in Salons unbeantwortet bleiben oder dass ein Salon dadurch jedes Jahr einen sechsstelligen Betrag verliert –, haben keine nachvollziehbare Quelle; dieser Rechner verwendet sie deshalb nicht. Jede Zahl oben stammt aus einem Feld, das Sie selbst ausgefüllt haben.

• Buchungen kommen herein, während Sie arbeiten. Es wird während Ihres laufenden Termins gebucht, statt zu warten, bis Sie frei sind – und Sie sehen es, wenn Sie das nächste Mal aufschauen.
• Weniger Unterbrechungen. Das Telefon klingelt nicht mehr mitten in der Farbe – was der Person auf dem Stuhl genauso viel wert ist wie Ihnen.
• Termine werden selbst verschoben. Eine Verschiebung in der App gibt den Termin früh genug frei, um ihn neu zu vergeben – statt einer Absage, von der Sie zu spät erfahren.
• Der Kalender füllt sich abends. Die meisten Online-Buchungen entstehen außerhalb der Öffnungszeiten – also genau dann, wenn Sie ohnehin niemand hätte anrufen können.

Zwei Wochen Zählen ersetzen jede Schätzung oben durch eine Messung. Kosten: ein Notizblock neben dem Telefon.

1. Zählen Sie die verpassten Anrufe. Sehen Sie jeden Morgen in der Anrufliste nach, welche Anrufe niemand angenommen hat und welche Mailbox-Nachrichten über Nacht eingegangen sind; teilen Sie die Summe aus zwei Wochen durch zwei, das ist Ihr Wochenwert.
2. Zählen Sie die Terminausfälle. Markieren Sie jeden Termin, zu dem niemand erschienen ist, und jede Absage, die zu spät kam, um den Platz neu zu vergeben. Teilen Sie das durch die Termine, die in denselben zwei Wochen gebucht waren – das ist Ihre echte Quote.
3. Stoppen Sie die Telefonzeit. Notieren Sie zwei Tage lang die Dauer jedes Buchungsanrufs und jedes Nachrichten-Hin-und-Hers und nehmen Sie dann den Tagesdurchschnitt.
4. Tragen Sie die drei gemessenen Zahlen oben ein. Wenn es dann immer noch gut aussieht, gehört das Ergebnis Ihrem Salon und keinem Branchendurchschnitt.