Generatore di politica di cancellazione e appuntamenti saltati per saloni

Una politica che le persone accettano è breve e risponde a sei domande prima che qualcuno debba porle.

• Il termine di preavviso. Quanto tempo prima dell'appuntamento la cancellazione è ancora gratuita. Ventiquattro ore è la scelta più comune perché lascia una giornata lavorativa intera per offrire l'orario a qualcun altro, e perché i clienti se lo aspettano già da medici e ristoranti. Mezza giornata basta per i servizi rapidi; due o tre giorni sono ragionevoli per un appuntamento di colore che occupa mezza giornata.
• La penale per la cancellazione tardiva. Di solito una quota del prezzo del servizio e non una cifra fissa, così una spuntatina alla frangia da 20 minuti e un balayage da quattro ore non vengono trattati allo stesso modo. Il cinquanta per cento è la cifra su cui si assesta la maggior parte dei saloni.
• La penale per chi non si presenta affatto. Più alta di quella per la cancellazione tardiva, perché non c'è stata alcuna possibilità di riempire l'orario. Molti saloni addebitano l'intero prezzo del servizio prenotato.
• Acconti. Valgono l'attrito che creano solo sugli appuntamenti lunghi o costosi. Dica quali servizi lo richiedono, quanto è e che viene scalato dal conto finale.
• Ritardi. Per quanto tempo tiene l'orario prima di ridurre il servizio o riprogrammarlo. Dieci-quindici minuti è la norma, e dirlo apertamente è più gentile che decidere caso per caso sulla porta.
• Come si annulla e cosa vale come eccezione. Un canale chiaro e una frase onesta su malattie ed emergenze, così le condizioni si leggono come una tutela contro le assenze ripetute e non come una trappola.

La mostri prima della prenotazione, non dopo. Una politica che il cliente legge per la prima volta su una fattura non è una politica, è una sorpresa. La metta sulla pagina di prenotazione accanto al pulsante di conferma, ripeta la versione breve nel messaggio di conferma e inserisca la frase singola nel promemoria del giorno prima.

La applichi allo stesso modo con tutti. Addebitare a un cliente e chiudere un occhio con il successivo è ciò che fa sembrare ingiusta una politica, ed è anche ciò che la rende impossibile da difendere. Decida in anticipo quante assenze lascia passare prima di addebitare, e si annoti quel numero anche se non compare nel testo pubblico.

Si dia un modo per incassare. Una penale che non può riscuotere è un desiderio. Una carta registrata al momento della prenotazione, o un acconto sui servizi in cui un'assenza pesa davvero, è ciò che rende reali queste condizioni — e un acconto tende a cambiare i comportamenti ancora prima che passi del denaro.

Verifichi cosa consente la legge del Suo paese. Quanto si può addebitare per un appuntamento saltato cambia da un paese europeo all'altro, e in diversi paesi la penale deve riflettere il danno effettivamente subito e non punire il cliente — per questo una percentuale del prezzo del servizio regge meglio di una cifra tonda. Cambiano anche le regole sulle condizioni contrattuali con i consumatori, su quanto chiaramente vanno esposte e sull'addebito su una carta salvata. Consideri il testo prodotto da questo strumento come una bozza di partenza e lo faccia verificare rispetto alla normativa locale sui consumatori prima di farci affidamento.

La stessa regola può suonare come attenzione o come minaccia, e la differenza sta quasi tutta nella prima frase. Cominci spiegando perché quel tempo conta — è riservato a quella singola persona e una poltrona vuota non si riempie all'ultimo momento — e la penale che segue si legge come una conseguenza, non come una punizione.

Mantenga il Suo tono. Uno studio piccolo che chiama i clienti per nome non ha bisogno di colpo di un linguaggio da avvocato, e la versione amichevole qui è scritta per stare bene su una pagina accanto ai Suoi prezzi. Scelga la versione formale quando le condizioni devono funzionare anche come termini e condizioni, o quando i Suoi clienti sono aziende.

Lasci spazio alla vita reale. Una frase che dice che malattie ed emergenze vengono trattate diversamente non Le costa nulla e toglie quasi tutto il malumore: la maggior parte di chi salta un appuntamento è in imbarazzo, non menefreghista.